Was ist heute nicht digital? Natürlich auch das Projektmanagement. In diesem Beitrag möchte ich kurz erklären was digitales Projektmanagement überhaupt ausmacht, was man darunter versteht und welche Vorteile es mit sich bringt.
Definition Projektmanagement
Unter Projektmanagement versteht man die Anleitung, Koordination und Steuerung aller Segmente, die zur Erreichung des Projektziels beitragen. In den meisten Fällen durchläuft ein Projekt folgende fünf Phasen: Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen. Aufgrund der Entwicklungen in unserer Gesellschaft sowie der Digitalisierung haben sich die Anforderungen an Projekte weiterentwickelt. Daher haben sich neue Formen des Projektmanagement ergeben, wie das agile Projektmanagement.
Beschreibung agiles Projektmanagement
Im agilen Projektmanagement folgt man den agilen Prinzipien. Dabei sind beispielsweise Individuen, Interaktionen und die kurzfristige Reaktion auf Veränderung wichtiger als übergeordnete Prozesse oder das Befolgen eines Plans. Das agile Vorgehen nutzt häufig das Vorgehen eines MVP (Minimal viable Product) um die Flexibilität zu ermöglichen. Die Methoden und Prozesse werden so gewählt, dass schnelles Reagieren, Optimieren und Anpassen möglich ist. So entsteht häufig ein Kreislauf aus analysieren, konzipieren, umsetzen, messen und optimieren.
Was genau ist digitales Projektmanagement
Das digitale Projektmanagement entspricht grundsätzlich der klassischen Definition des Projektmanagements. Es Zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass die Prozesse, Kommunikation, Dokumentation und digital abgebildet werden. Dementsprechend benötigt man Tools und Methoden, die diese schnelle und flexible Arbeitsweise abbilden. Daher werden hier häufig Methoden aus dem agilen Projektmanagement gewählt. So stellt man sicher, dass man in allen Phasen des Projektes schnell und flexibel reagieren kann.
Die Projektmanagementphase - auch im digitalen Projektmanagement
Ein Projekt durchläuft meist 5 Phasen:
- Vorbereitung
- Initiierung
- Planung
- Steuerung
- Reflexion und Abschluss
Die Vorbereitung
In der Vorbereitung wird zunächst geklärt um was es gehen soll und welche Ziele erreicht werden sollen. Erst wenn der grobe Umfang und die Ziele klar sind, kann entschieden werden, ob das Projekt Sinn macht und umgesetzt werden kann. Versuchen Sie hier bereits die Erwartungen zu verstehen. Was soll am Ende erreicht werden.
Das Initiieren
Bei der Steuerung des Projektes muss sichergestellt werden, dass die geplanten Ergebnisse innerhalb des Timings erreicht werden. Dabei überprüft man die Faktoren Qualität, Zeit und Kosten. Es ist ganz normal, dass man an der ein oder anderen Stelle vor dem ursprünglichen Plan abweicht. Genau das kommt ja auch dem agilen Prinzip nahe. Der Hauptverantwortliche hat dann die Aufgabe, darauf zu reagieren. Prioritäten müssen neu gesetzt und Aufgaben neu verteilt werden.
Die Planung
Besonders agile Projekte erfordern eine laufende Planung. Aber für den Start des Projekts empfiehlt es sich besonders erst einmal einen Projektplan aufzusetzen.
Zur einem Projektplan gehören:
- Timing
- Meilensteine
- Aufgaben und Verteilung dieser
- Ergebnisse
- Kosten
- Kapazitäten
In der Projektplanung können Sie festlegen wie regelmäßig Updates und der Austausch benötigt werden und ob dafür Termine eingeplant werden müssen. Zudem sollte geprüft werden, ob genügend Ressourcen für das Projekt vorhanden sind. Hier kommt die soziale Komponente auch ins Spiel. Stellen Sie sicher, dass bei der Umsetzung des Projektes niemand auf der Strecke bleibt aufgrund von Überbelastung, mangelnder Kommunikation oder Missverständnissen. Legen Sie also dringend fest, wie und wo alle Beteiligten kommunizieren und einen Überblick über den Plan bekommen.
Die Steuerung
Bei der Steuerung des Projektes muss sichergestellt werden, dass die geplanten Ergebnisse innerhalb des Timings erreicht werden. Dabei überprüft man die Faktoren Qualität, Zeit und Kosten. Es ist ganz normal, dass man an der ein oder anderen Stelle vor dem ursprünglichen Plan abweicht. Genau das kommt ja auch dem agilen Prinzip nahe. Der Hauptverantwortliche hat dann die Aufgabe, darauf zu reagieren. Prioritäten müssen neu gesetzt und Aufgaben neu verteilt werden.
Reflexion und Projektabschluss
Mit der Definition klarer Projektziele kann mit dem Abschluss des Projektes überprüft werden, ob diese erreicht wurden. Im besten Fall wurden messbare Ziele gesetzt, so können diese mittels eines Reportings belegt werden. Aber nicht nur ein Erfolgsmonitoring ist wichtig auch Reflexion zur Umsetzung des Projektes. Welches Herausforderungen gabe es? Was haben alle Beteiligten gelernt? Was hätte man besser machen können und was wurde schon sehr gut gemacht? Und besonders wichtig wie gut lief die Zusammenarbeit? Denn mit einem ausgeglichenen und zufriedenen Team kann gemeinsam sehr viel mehr erreicht werden.
Warum ist digitales Projektmanagement wichtig?
In unserer digitalen und diversen Zeit werden Projekte besonders oft interdisziplinär durchgeführt. Die unterschiedlichsten Experten und Fachbereiche kommen zusammen. Dazu komme noch die unterschiedlichen Positionen und Level der Beteiligten. Mithilfe des Projektmanagements kann der nötige Überblick behalten werden und vor allem sichergestellt werden, dass das Projekt erfolgreich umgesetzt wird und dabei die Wirtschaftlichkeit nicht aus den Augen verloren geht. Der Aufwand der Vorbereitung, Initiierung, Planung, Steuerung und Reflexion kann einem recht groß erscheinen dafür profitiert das Team enorm von diesen Leistungen.
Die Vorteile des digitalen Projektmanagements:
- Kostenkontrolle und Vermeidung von Verschwendung
- frühzeitiges Erkennen von Planabweichungen und Risiken
- bessere Abstimmung zwischen den Beteiligten Stakeholdern
- das erfolgreiche Erreichen der aufgestellten Ziele
- schnell, flexibel und damit agil
Ich hoffe, mit diesem Beitrag konnte ich Ihnen das digitale Projektmanagment etwas genauer erläutern und die Vorteile dazu verdeutlichen.
Wenn Sie Fragen zur Umsetzung von digitalen Projekten haben, melden Sie sich gerne bei mir oder schreiben Sie sie in die Kommentar!
